Hallo zusammen,
ich bin seit einem knappen Jahr im Affiliate-Marketing aktiv und langsam wird es Zeit, dass ich mich mal ordentlich um meine Buchhaltung kümmere. Bisher hab ich alles etwas schleifen lassen, aber jetzt wo die ersten größeren Einnahmen kommen, will ich das professioneller angehen.
Meine Frage ist: Was sammelt ihr so alles als Belege für eure Affiliate-Ausgaben? Ich kaufe viel online - Hosting, Tools, Stockfotos, manchmal auch physische Produkte zum Testen. Reichen da Screenshots von den Bestellbestätigungen oder brauche ich unbedingt richtige Rechnungen?
Bei manchen Anbietern bekomme ich automatisch PDFs per Mail, aber bei anderen muss ich die Rechnung erst im Kundenbereich runterladen. Und dann gibt es noch diese ganzen kleinen Ausgaben - App-Abos, Domain-Verlängerungen usw. Da sammelt sich echt einiges an.
Wie handhabt ihr das? Macht ihr euch einen festen Rhythmus zum Belege sammeln? Und was sagt das Finanzamt zu Screenshots als Nachweis?
Danke schon mal für eure Erfahrungen!
Kann Marcus nur zustimmen - ohne richtige Rechnungen wird's schwierig!
Ich hatte letztes Jahr 'ne Betriebsprüfung und da wurde wirklich jeder Beleg unter die Lupe genommen. Screenshots hätten da definitiv nicht gereicht. Wie ich in einem anderen Thread schon mal erwähnt hab, ist es wichtig von Anfang an sauber zu arbeiten.
Für die kleinen Ausgaben wie App-Abos: Da reicht meist der Kontoauszug + die E-Mail-Bestätigung vom Anbieter. Aber bei größeren Beträgen solltest du unbedingt auf PDF-Rechnungen bestehen.
Also Screenshots allein reichen definitiv nicht aus! Das Finanzamt akzeptiert nur ordentliche Rechnungen mit allen Pflichtangaben - Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer des Anbieters usw.
Ich hab mir angewöhnt, direkt nach jedem Kauf die PDF-Rechnung runterzuladen und in einem Ordner nach Monaten sortiert zu speichern. Bei kleineren Anbietern, die keine ordentlichen Rechnungen erstellen, würde ich vorsichtig sein - im Zweifel kann das Finanzamt die Ausgaben streichen.
Für die ganzen Online-Tools und Abos nutze ich mittlerweile ein Business-Konto, dann hab ich alles automatisch dokumentiert. Die Bank-Belege + die PDF-Rechnungen zusammen sind dann wasserdicht. Dauert zwar 'ne Zeit bis man das System aufgebaut hat, aber spart später viel Ärger.
Screenshots sind rechtlich gesehen problematisch, weil sie zu leicht manipulierbar sind.
Ich arbeite seit Jahren mit einer Belegerfassung per App - fotografiere alle Papierbelege ab und lade PDF-Rechnungen direkt hoch. Das Wichtigste ist die lückenlose Dokumentation: Datum, Betrag, Verwendungszweck und natürlich der geschäftliche Bezug.
Bei Online-Käufen solltest du immer die originale PDF-Rechnung aufheben, nicht nur die Bestellbestätigung. Die Bestellbestätigung zeigt nämlich oft noch nicht die finalen Beträge mit Steuern etc.
Mein Tipp: Leg dir einen monatlichen Termin für die Belegpflege an. Ich mache das immer am ersten Samstag im Monat, dann sammelt sich nicht so viel an.