Hallo zusammen,
ich optimiere gerade meine Buchhaltung für das laufende Jahr und bin unsicher bei der Belegsammlung. Bisher hab ich Screenshots von meinen Online-Käufen gemacht (Tools, Plugins, Hosting etc.) und die in einem Ordner abgelegt. Aber reicht das dem Finanzamt wirklich?
Letzten Monat hab ich wieder einige A/B-Testing-Tools gekauft und neue Analytics-Software lizenziert - alles online bezahlt. Die Rechnungen kommen meist nur als PDF per E-Mail. Screenshots mache ich trotzdem zusätzlich, weil ich die Kaufbestätigung mit dem Datum und Betrag direkt sehe.
Wie macht ihr das? Sammelt ihr auch Screenshots oder verlasst ihr euch nur auf die PDF-Rechnungen? Hatte schonmal jemand Probleme bei einer Betriebsprüfung mit dieser Art der Dokumentation?
Besonders bei kleineren Beträgen (5-20 Euro für Tools) bin ich mir unsicher. Lohnt sich da der Aufwand für die ordentliche Ablage oder reichen da wirklich die Screenshots?
Freue mich auf eure Erfahrungen!
Hey,
aus meiner Erfahrung kann ich dir sagen: Screenshots allein sind problematisch. Hatte vor 3 Jahren eine Betriebsprüfung und der Prüfer hat Screenshots nicht als vollwertige Belege akzeptiert. Die können ja theoretisch manipuliert werden.
PDF-Rechnungen per E-Mail sind definitiv der bessere Weg. Die hab ich alle in einem extra Ordner "Rechnungen 2024" abgelegt und zusätzlich nochmal gedruckt für die Ablage. Bei den kleinen Beträgen machst du trotzdem alles ordentlich - gerade die summieren sich schnell auf und können bei ner Prüfung zum Problem werden.
Was ich zusätzlich mache: Bei Paypal-Käufen lade ich mir die Transaktionsübersicht als PDF runter. Da steht alles drauf was wichtig ist. Und bei Kreditkartenkäufen archiviere ich die Abrechnungen.
Screenshots nutze ich nur noch als "Backup" falls mal ne E-Mail verloren geht, aber niemals als alleinigen Beleg. Investier die 10 Minuten extra in die ordentliche Ablage - das spart dir später viel Ärger und Diskussionen mit dem Finanzamt.
Falls du unsicher bist, frag am besten nochmal deinen Steuerberater. Der kennt auch die aktuellen Anforderungen für digitale Belege.