Hallo zusammen,
ich beschäftige mich gerade intensiver mit den rechtlichen Grundlagen meiner Affiliate-Strukturen und bin dabei auf ein Thema gestoßen, das ich bislang unterschätzt habe: die Dokumentation und Nachweisbarkeit von Affiliate-Beziehungen selbst.
Es geht mir nicht nur um die sichtbare Kennzeichnung auf der Webseite – das ist klar. Sondern: Wie dokumentiere ich intern, dass zwischen mir und einem Merchant tatsächlich eine Affiliate-Beziehung besteht? Das wird ja relevant, wenn ich später Steuererklärungen mache, bei Abmahnungen oder wenn Netzwerke in Frage stellen, ob ich berechtigt war, einen Link zu setzen.
Muss ich Verträge speichern? Reichen Screenshots der Netzwerk-Bestätigung? Wie lange aufbewahren? Und wenn ich über mehrere Netzwerke mit denselben Merchants arbeite – wie halte ich das dokumentiert, besonders bei Exklusivitätsklauseln?
Mich interessiert die steuerlich und rechtlich saubere Seite davon: Was brauche ich, um meinen Status als legales Affiliate-Business nachzuweisen?
Bei mir läuft das über ein System: Für jedes aktive Projekt eine Tabelle mit Netzwerk, Merchant, Start-Datum, Link-Format, Provisions-Struktur. Die Verträge speichere ich im Cloud-Ordner mit Versionsnummern, falls Updates kommen. Für die Skalierung ist das wichtig – sonst verlierst du schnell den Überblick bei 20+ Partnerschaften. Rechtlich würde ich sagen: Verträge mindestens 10 Jahre (wie Geschäftsunterlagen), Screenshots der Provisionsbestätigung mit Datum als Nachweis, und bei Exklusivität ein separates Dokument führen, welche Merchants exklusiv sind und wo.
Kurz gesagt: Verträge speichern, Netzwerk-Bestätigungsmails archivieren, Provisionsabrechnungen als PDF exportieren. Der Rest ergibt sich dann von selbst wenn Fragen auftauchen.
Guter Ansatz, Stefan! Das ist tatsächlich wichtig für die Absicherung. Ich bewahre jeden Netzwerk-Vertrag und die Bestätigungsmails auf – als PDF und in einem Ordner organisiert. Bei Exklusivitätsklauseln – da bin ich selbst noch am Klären, wie das mit mehreren Netzwerken läuft. Habe dazu vorhin in einem anderen Thread nachgefragt. Für die Steuer reicht meinem Berater ein Überblick, welche Einnahmen von welchem Netzwerk kommen, aber die Verträge sollte man auf jeden Fall griffbereit haben.